A vida moderna pode ser uma verdadeira corrida contra o relógio, não é mesmo? Entre trabalho, família e todas as outras responsabilidades, muitas vezes nos sentimos sobrecarregados e perdidos em um mar de tarefas. Mas hoje, eu tenho algo especial para compartilhar com você - uma técnica que pode mudar completamente a maneira como encara o seu dia a dia. Estou falando da Matriz de Eisenhower. Uma abordagem simples, porém incrivelmente eficaz, para priorizar suas tarefas e recuperar o controle do seu tempo.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que ajuda a priorizar tarefas com base em sua importância e urgência.
Como Funciona?
Essa matriz divide as tarefas em quatro quadrantes:
Importante e Urgente
Importante, mas Não Urgente;
Urgente, mas Não Importante;
Não Importante e Não Urgente
Não sai do vídeo ainda, pois vamos explicar detalhadamente quais são estes quadrantes e como aplicar ele no seu dia a dia e ajudar a focar nas tarefas que realmente importam, reduzindo o estresse ao priorizar o que de fato precisa ser feito.
Segundo Dwight Eisenhower: "nós temos dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes."
Elon Musk, o CEO da Tesla e SpaceX, é um dos usuários deste método, entendendo ser importante priorizar tarefas cruciais para o sucesso de suas empresas. Ou seja, se algo é importante o suficiente, você deve tentar mesmo que as probabilidades estejam contra você.' Essa mentalidade resiliente e focada em resultados o levou a adotar a Matriz de Eisenhower como uma ferramenta essencial em sua estratégia de gerenciamento de tempo.
O primeiro passo é identificar o grau de importância e urgência de suas tarefas e classificá-las em quatro quadros diferentes.
Em primeiro lugar, você deverá identificar as tarefas consideradas como importante e Urgente:
Este quadrante abriga tarefas que são cruciais e exigem ação imediata. São como incêndios que precisam ser apagados.
Por exemplo, incluem prazos apertados, problemas de última hora e emergências inesperadas. Imagine responder a um e-mail urgente de um cliente insatisfeito ou resolver uma falha inesperada em um projeto.
Ou consertar um vazamento de água na sua residência.
O próximo quadro, é colocar as coisas que são Importante, mas Não Urgente:
Aqui estão as tarefas que contribuem para nossos objetivos de longo prazo, mas não exigem ação imediata. São como plantar sementes para colher no futuro. Exemplos incluem planejamento estratégico, desenvolvimento de habilidades e construção de relacionamentos. Pense em dedicar tempo para o desenvolvimento pessoal, como aprender uma nova habilidade ou estabelecer metas de longo prazo para sua carreira.
Eu costumo classificar aqui, por exemplo, você decidiu prestar um concurso para Delegado de Polícia ou do Tribunal de Justiça, estudar não é um incendio que você precise apagar, não é como ter que consertar um vazamento na sua torneira, mas é algo importante para você a longo prazo, pois se estudar direito, terá grandes chances de mudar sua vida profissional. Logo, é uma tarefa importante, mas não urgente.
Outro quadro deve ser das tarefas Urgente, mas Não Importante:
Este quadrante está repleto de tarefas que exigem atenção imediata, mas têm pouco impacto em nossos objetivos principais. São como "falsas urgências" que podem nos distrair do que realmente importa. Por exemplo, responder a telefonemas não essenciais ou a e-mails que não contribuem para nossas metas principais pode consumir nosso tempo sem agregar valor significativo ao nosso trabalho ou vida pessoal. Da mesma forma, participar de reuniões improdutivas ou se envolver em distrações nas redes sociais pode nos afastar dos objetivos importantes que estamos buscando alcançar.
Confirmar aquele convite de casamento de seu colega de trabalho, é algo que não requer sua atenção plena no momento e pode ser feito após cumprir sua lista de prioridades.
Por fim, o quadrante das coisas “Não Importante e Não Urgente”:
Ou seja, as tarefas que não contribuem significativamente para nossos objetivos e não exigem nossa atenção imediata. São como atividades que nos distraem do que realmente importa. Exemplos incluem assistir TV por horas a fio, navegar sem rumo na internet ou ocupar-se com tarefas triviais. É como dedicar tempo a atividades de lazer sem propósito definido.
Feito isso, agora vamos definir Ações Específicas para cada uma das tarefas que você classificou.
Para as tarefas importantes e urgentes, tome medidas imediatas. Por exemplo, se sua torneira acabou de quebrar e a água está jorrando pela cozinha, consertá-la é uma tarefa importante e muito urgente, então você precisa isolar o vazamento e fazer agora mesmo o reparo, senão poderá ter grandes prejuízos.
Para as importantes, mas não urgentes, agende-as para um momento adequado. Vamos supor que você precisa estudar para um concurso, 4 horas por dia para cumprir a sua meta semanal, logo, precisa agendar um espaço na sua rotina para cumprir, não significa que é imprescindível que estude naquele dia, mas é importante que faça.
Da mesma forma, para ações não importantes, mas com certa urgência, essas tarefas você pode delegar, são tarefas que precisam ser feitas, mas que não exigem muita atenção. Como buscar um celular no conserto, se você pode contratar um serviço de entrega, é melhor delegar, do que perder tempo indo até lá.
Já para as “não importantes, e não urgentes”, é melhor você eliminar elas da sua agenda, por exemplo, ao invés de assistir 5 episódios da sua série favorita, é melhor você eliminar essa tarefa da rotina ou reduzir para um episódio para aquele dia, pois assim terá melhor foco nas tarefas urgentes e importantes ou importantes e não urgentes.
Ao adotar a Matriz de Eisenhower você priorizará suas tarefas de acordo com sua importância e urgência, ajudando-o a focar nas atividades que realmente importam. Resolver tarefas importantes primeiro, é a forma correta de aproveitar a energia de quando você desperta pela manhã, é o momento mais produtivo do seu dia, e é importante aproveitá-lo com tarefas que precisam de seu empenho e atenção.
Ao identificar e lidar primeiro com as tarefas importantes e urgentes, você reduzirá o estresse e a sensação de sobrecarga, pois estará lidando com o que é mais relevante no momento. Isso o tornará mais produtivo e eficiente em suas atividades diárias.
A Matriz de Eisenhower ajuda a manter o foco em seus objetivos principais, garantindo que você esteja sempre trabalhando em direção ao que realmente importa para você. E que elimine outras atividades irrelevantes, mas que sobrecarregam sua mente e causa procrastinação.
Ao classificar suas tarefas nos quadrantes da matriz, você terá uma visão clara de quais ações tomar, permitindo uma tomada de decisão mais inteligente e informada. Inclusive, este método é usado pelo próprio google em sua aplicação google task, em que você organiza sua agenda por ordem de prioridade para facilitar o seu dia.
Eu recomendo que você aplique este método em sua vida por três meses e conte aqui nos comentários como tem funcionado para você. Se você já aplica, compartilhe sua experiência conosco, eu particularmente utilizo e acho muito útil para meu dia a dia, me ajuda na concentração e na partição do meu dia.
